Vinkkejä budjetin tekemiseen ja muuhun suunnitteluun

Hyvin hoidettu talous, realistinen talousarvio ja sen jatkuva seuraaminen ovat onnistuneen kongressin perusedellytyksiä.

JCB:llä on kongressin järjestäjien avuksi laadittu budjettipohja, jota voi pyytää käyttöönsä osoitteesta info@jcb.fi.
Talousarvio laaditaan jo kutsuvaiheessa. Koska palveluiden lopullisia hintoja ei usein tuolloin tiedetä, on talousarvion perusteena syytä käyttää voimassa olevia hintoja ja päivittää niitä säännöllisesti. Suurin osa kongressin kuluista rahoitetaan yleensä osallistumismaksuilla, mutta ne eivät useinkaan riitä kattamaan kaikkia kuluja.
Muita rahoituslähteitä ovat mm.
  • kansainvälinen järjestö
  • yritykset
  • näyttely
  • mainokset
  • säätiöt ja rahastot
  • valtio
  • kunnat
Valtion tukea voi anoa Tieteellisten Seurain Valtuuskunnalta (TSV). Hakuaika kansainvälisten konferenssien järjestämiseen ja kansallisten seminaarien ulkomaisten luennoitsijoiden kutsumista varten on vuosittain lokakuussa ja lisähaku seuraavan vuoden maaliskuussa. Lisätietoja ja tarkat hakuohjeet TSV:n verkkosivuilta.

Kongressit voivat hakea taloudellista tukea myös tieteenalakohtaisilta säätiöiltä ja korkeakoulujen tukisäätiöiltä. Tietoa n. 800 eri rahoittajasta löytyy Aurora -tietokannasta.

Lähteenä on käytetty Finland Convention Bureaun tekemää kongressisuunnittelun opasta (sivut 7-9). Sen avulla ensikertalainenkin selviää kongressin järjestämisestä. Järjestäjän muistilista on hyvä apuväline kokeneellekin kongressin järjestäjälle.

Vinkkejä kongressin järjestämiseen Jyväskylän yliopistossa löydät kongressijärjestäjän oppaasta.

Jos kongressin käytännön järjestelyihin ei ole aikaa ja/tai osaamista, apuun kannattaa pyytää ammattimainen kongressijärjestäjä. Kongressijärjestäjiä ovat mm. JKL Booking Jyväskylässä ja valtakunnallinen toimija Konffa Oy. Kongressijärjestäjien kilpailuttamiseen on olemassa malli, jonka voi pyytää osoitteesta info@jcb.fi.
  • Missä?

  • Jyväskylä Convention Bureau
  • Toimisto: Tietotalo, Kilpisenkatu 1, 40100 Jyväskylä

  • Postiosoite:
  • City of Jyväskylä
  • PL 1008
  • 40101 Jyväskylä
  • Suomi